Az üzleti életben gyakran fel kell gyorsítanunk az ügyfelekkel folytatott beszélgetéseket és tranzakciókat.Néhány beszélgetési parancsikont azonban nem szabad használni.

A szövegnek köszönhetően a betűszavak és rövidítések ma gyakrabban fordulnak elő, mint valaha.Szinte mindig parancsikont keresünk, akár e-mailt küldünk, akár online csevegünk, beszélünk az ügyfelekkel vagy SMS-t küldünk nekik.

De rövidítve vannak veszélyek: Sok esetben előfordulhat, hogy az ügyfelek és a kollégák nem értik a rövidebb verziót, ami félreértést és elszalasztott lehetőségeket okoz egy nagyszerű élmény megteremtésére.Az ügyfelek úgy érezhetik, hogy felettük, alattuk vagy körülöttük beszél.

Üzleti szinten a „szöveges beszéd” szinte minden helyzetben professzionálisnak tűnik, kivéve a barátságos mobiltelefonos viccelődést.

Valójában az ügyfelekkel és a kollégákkal folytatott rossz írásbeli kommunikáció akár a karriert is veszélyeztetheti – derült ki a Center for Talent Innovation (CTI) felméréséből.(Megjegyzés: Ha betűszót kell használnia, az előző mondat egy példa arra, hogyan kell ezt jól csinálni. Első említéskor hivatkozzon a teljes névre, tegye zárójelbe a betűszót, és használja a betűszót az írott üzenet többi részében.)

Ha tehát bármilyen digitális csatornán keresztül kommunikál az ügyfelekkel, a következőket kerülje el:

Szigorúan szöveges beszéd

Sok úgynevezett szó jelent meg a mobileszközök és a szöveges üzenetek fejlődésével.Az Oxford English Dictionary felismert néhány gyakori szövegrövidítést, mint például a LOL és az OMG.De ez nem jelenti azt, hogy üzleti kommunikációs célokra alkalmasak.

Kerülje el ezeket a leggyakrabban használt rövidítéseket az elektronikus kommunikáció során:

• BTW – „Egyébként”
• LOL – „Hangosan nevetni”
• U – „Te”
• OMG – „Ó istenem”
• THX – „Köszönöm”

Megjegyzés: Mivel a tájékoztatás az üzleti kommunikációban már jóval a szöveges üzenetküldés előtt is létezett, ez még mindig elfogadható.Ezt leszámítva csak fogalmazza meg, hogy mit szeretne mondani.

Kétértelmű kifejezések

Mondd vagy írj minél hamarabb, és az emberek 99%-a megérti, hogy „a lehető leghamarabb” érted.Bár a jelentése általánosan érthető, valójában nagyon keveset jelent.Egy személy véleménye az ASAP-ról szinte mindig egészen más, mint az azt ígérőé.Az ügyfelek mindig azt várják el, hogy minél hamarabb gyorsabb legyen, mint amit Ön szállítani tud.

Ugyanez vonatkozik az EOD-ra (napvége).Előfordulhat, hogy az Ön napja sokkal korábban ér véget, mint egy vásárlóé.

Ezért kerülendő az ASAP, az EOD és a többi kétértelmű betűszó: NLT (legkésőbb) és LMK (tudassa velem).

Vállalati és iparági zsargon

Az „ASP” (átlagos eladási ár) ugyanolyan népszerű lehet a munkahelyén, mint az „ebédszünet”.De valószínűleg alig van jelentősége a vásárlók számára.Az Ön számára megszokott szakzsargonok és rövidítések – a termékleírásoktól a kormányzati felügyeleti szervekig – gyakran idegenek az ügyfelek számára.

Beszéd közben kerülje a zsargon használatát.Íráskor azonban nem árt követni a fent említett szabályt: írd ki az első alkalommal, tedd zárójelbe a rövidítést, és használd a rövidítést, ha később említésre kerül.

Mit kell tenni

A szöveges üzenetekben és e-mailekben használt parancsikonok nyelve – rövidítések, betűszavak és szakzsargon – korlátozott számú helyzetben megfelelő.Csak tartsa szem előtt ezeket az irányelveket:

Csak azt írd le, amit hangosan mondasz.Káromkodna, LOL-t mondana, vagy megosztana valami bizalmas vagy személyes dolgot kollégáival vagy ügyfeleivel?Valószínűleg nem.Tehát ezeket a dolgokat is tartsa távol az írásbeli szakmai kommunikációból.

Vigyázz a hangnemre.Lehet, hogy barátságos az ügyfelekkel, de valószínűleg nem barátok, ezért ne kommunikálj úgy, mint egy régi haverjával.Ráadásul az üzleti kommunikációnak mindig professzionálisnak kell lennie, még akkor is, ha barátok között zajlik.

Ne félj felhívni.A szöveges üzenetek és a legtöbb esetben az e-mailek ötlete?Tömörség.Ha egynél több gondolatot vagy néhány mondatot kell közvetítenie, valószínűleg fel kell hívnia.

Állítsa be az elvárásokat.Tájékoztassa az ügyfeleket, hogy mikor várhatnak Öntől szöveges és e-mailes válaszokat (azaz hétvégén vagy munkaidőn túl válaszol?).

Másolás az internetes forrásokból