Természetesen nem rúgja ki az ügyfeleket csak azért, mert kihívást jelent.A kihívásoknak meg lehet felelni, a problémákat pedig meg lehet oldani.De vannak idők és okai a tisztításnak.

Íme hét olyan helyzet, amikor megfontolandó az ügyfélkapcsolatok megszüntetése.

Amikor az ügyfelek:

1. állandóan panaszkodnak triviális dolgokról, és problémákkal küzdenek
2. folyamatosan gonoszak vagy sértőek az alkalmazottaival szemben
3. nincs lehetőségük több üzletet adni
4. ne utaljon új üzletre
5. nem nyereségesek (talán még pénzt is veszíthet)
6. etikátlan vagy megkérdőjelezhető tevékenységet folytatnak vagy javasolnak, és/vagy
7. többé nem esik a küldetésedbe vagy az értékeidbe.

Ennek ellenére nem hagyhatja el a régi ügyfeleket vagy régi barátokat, akik hirtelen nem illeszkednek a formába.De amikor arról dönt, hogy mely ügyfeleket engedje el, vegye figyelembe annak valószínűségét, hogy a helyzet megváltozhat.Ha valószínű, hogy megváltozik, még ne add fel őket.

Azok a vásárlók azonban, akik egynél több problémát jelentenek, legyenek az elsők, akik gyorsan és tapintatosan máshová utalnak.

Hogyan kell csinálni

Íme az ügyfélszolgálati szakértők lépései, amelyeket érdemes megtennie, ha úgy döntött, hogy megvál néhány ügyféltől:

1. Légy elismerő és pozitív.Nem kell savanyú hangon befejezni az ügyfélkapcsolatokat (még ha savanyú a helyzet is).Köszönjük ügyfeleinek, hogy kipróbálták termékeit, együtt dolgoztak alkalmazottaival, vagy megtapasztalták szolgáltatásait.Ez olyan egyszerű lehet, mint: „Nagyon hálásak vagyunk, hogy kipróbált minket.”
2. Keretbe foglalja a helyzetet.Nem akarsz olyat mondani, ami személyes támadásnak tekinthető, például: „Nehéznek találjuk veled együtt dolgozni” vagy „Mindig túl sokat követelsz”.Ehelyett úgy fogalmazza meg, hogy valami hibás legyen, emlékeztetve őket azokra a dokumentált helyzetekre, amelyek elvezettek ehhez a pillanathoz.Például: „Az Ön X-re vonatkozó kérése kívül esik azon, amit kínálunk, és Ön elismerte, hogy nem lenne elégedett, ha ezt nem tudnánk megtenni” vagy „Az utolsó öt szállítás után felvette velünk a kapcsolatot, hogy elmondja, nem volt elégedett a rendelésével.Úgy tűnik, nem végzünk elég jó munkát ahhoz, hogy boldogok legyünk.”
3. A jóindulat kiterjesztése.Gyakran gyorsabban és tapintatosabban véget vethet a kapcsolatnak, ha olyasmit tesz, ami miatt a távozó ügyfelek győztesnek érzik magukat.Ez lehet ajánlat a díjak visszatérítésére vagy az utolsó számla törlésére.Segít nekik úgy elmenni, hogy jó út volt, amíg tartott.Mondjon valami ilyesmit: „Nem kellene fizetnie egy olyan élményért, amely nem tett boldoggá.Ezért fogok visszatéríteni az elmúlt hónapra.”
4. Bocsánatot kér.Lehet, hogy azt gondolja, hogy ezek az ügyfelek bocsánatkéréssel tartoznak Önnek, de sokkal jobb a végén, ha bocsánatot kér tőlük.A bocsánatkérés megakadályozza őket abban, hogy bűnösnek érezzék magukat, és segít hamarabb túllépni a haragon.Mondjon valami ilyesmit: „Szeretnénk azt gondolni, hogy termékünk/szolgáltatásunk/személyzetünk mindenki számára megfelelő.De ebben az esetben nem így volt, és ezt sajnálom.”
5. Ajánlj fel alternatívákat.Ne hagyja függőben az ügyfeleket.Tudassa velük, hogyan tudják folytatni ott, ahol hagyja őket.Mondja: „Kipróbálhatja az X-et, az Y-t vagy a Z-t. Ezek közül az egyik hasznos lehet most.Sok szerencsét."

Forrás: Internetről adaptálva